Vedtægter
Vedtaget på generalforsamlingen d. 12. maj 2018
§ 1 - Navn
Klubbens navn er Volvo 1800 Klub Danmark.
§ 2 - Formål
Klubbens formål er at bevare bilmodellen "Volvo 1800", samt at skabe sammenhold og kontakt medlemmerne imellem. Gennem reservedelsformidling og udveksling af erfaringer blandt medlemmerne søges bilerne holdt i en så god teknisk og original stand som muligt. Der tilstræbes afholdt 2 årlige "træf", heri inkluderet den årlige generalforsamling. Derudover afholdes klubaftener og møder i lokalt regi.
§ 3 - Medlemskab
Som medlem i klubben kan optages enhver Volvo 1800 ejer eller myndig interesseret. Medlemskabet dækker familien dvs. én husstand. Indmeldelse sker hos kassereren eller et andet bestyrelsesmedlem som er udpeget af bestyrelsen for vedligeholdelse af klubbens medlemskartotek. Efter indbetaling af kontingent udleveres et medlemsnummer samt et eksemplar af klubbens vedtægter.
Ved indmeldelse i klubben bekræfter medlemmet at der i klubbladet må offentliggøres følgende data: navn, adresse, medlemsnummer og e-mail adresse. Medlemmet bekræfter ligeledes sin accept på optagelse i klubbens medlemsliste som publiceres internt til klubbens øvrige medlemmer. Alle andre oplysninger herunder telefonnummer offentliggøres kun med medlemmets forudgående skriftlige accept.
Ved udmeldelse af klubben slettes alle medlemsdata.
§ 4 – Kontingent
Kontingentet udgør et beløb, der fastsættes på den årlige generalforsamling. Kontingentet betales forud for et år ad gangen til klubbens konto. Ved indmeldelse beregnes kontingent forholdsvis for resten af indeværende kontingentperiode. Nye medlemmer betaler ved indmeldelsen. Der skelnes ikke mellem aktivt og passivt medlemskab. Kontingentet dækker et medlemskab for familien (én husstand). Der gives ret til én stemme på generalforsamlingen pr. medlemskab. Medlemmer af bestyrelsen fritages for kontingent. Generalforsamlingen kan fritage medlemmer, der er valgt til udvalgsarbejde, for kontingent. Bestyrelsen kan indstille et medlem til æresmedlem, dvs. fritagelse for kontingent, men det kan først træde i kraft efter godkendelse af generalforsamlingen.
§ 5 - Udmeldelse
Udmeldelse af klubben skal ske skriftligt til kassereren. Såfremt et medlem ikke rettidigt har indbetalt det opkrævede kontingent, er klubben ikke forpligtiget til at opfylde sine forpligtigelser, som f.eks. udsendelse af blad eller formidle reservedele. Et medlem der efter første rykkerbrev ikke reagerer, betragtes som udmeldt. Forudbetalte kontingenter vil ikke blive tilbagebetalt ved udmeldelse.
§ 6 - Eksklusion
Et flertal af bestyrelsen kan ekskludere et medlem for en periode af 2 år. Sker dette, skal eksklusionen fremstå som et særskilt punkt på dagsordenen for den efterfølgende generalforsamling, og generalforsamlingen skal her godkende bestyrelsens beslutning. Det ekskluderede medlem kan ved samme lejlighed anke eksklusionen til generalforsamlingen. Et således karantæneramt medlem kan efter udløbet af karantæneperioden genoptages i klubben efter godkendelse af en generalforsamling. Eksklusion af klubben kan kun ske, såfremt et medlem skønnes at modarbejde klubbens formål, eller hvis det skønnes at vedkommende skader klubbens omdømme såvel internt som eksternt.
§ 7 - Regnskab
Klubbens regnskab følger kontingentåret og føres af kassereren. Det pålægges kassereren at drage omsorg for at klubbens kontante midler i videst muligt omfang indsættes på en af klubben oprettet bankkonto. Inden den 15. marts skal det af bestyrelsen afsluttede regnskab for det forløbne år være tilstillet klubbens revisor. Denne skal tilbagesende det reviderede regnskab med revisorpåtegning senest den 31. marts. Regnskabet forelægges generalforsamlingen til endelig godkendelse.
§ 8 - Bestyrelsen
Klubbens daglige ledelse er bestyrelsen, der består af 7 medlemmer som vælges på følgende måde:
På ulige år vælges:
Formand
1. bestyrelsesmedlem
Reservedelsformidler
1. suppleant
Revisor
På lige år vælges:
Næstformand
Kasserer
2. bestyrelsesmedlem
Redaktør
2. suppleant
Valget gælder for 2 år ad gangen.
Der vælges årligt én suppleant.
Kandidater til formandsposten skal meddeles klubbens bestyrelse med samme tidsfrist som ved forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen.
Formand og næstformand bør være geografisk spredt.
Bestyrelsen indkalder til møde så ofte formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og træffer de beslutninger, der er nødvendige for klubbens virksomhed. Mødet er beslutningsdygtigt, når et flertal af bestyrelsen er til stede.
Kun det på bestyrelsesmøderne vedtagne er bindende for klubben og kun formanden og kassereren kan sammen tegne klubben økonomisk dog undtagen den daglige forretningsgang med bank og giro, hvor der gælder særlige foreningsregler.
Suppleanter til bestyrelsen har møderet men ingen stemmeret ved bestyrelsesmøder, medmindre der midlertidigt beklædes en aktiv post i bestyrelsen.
Trækker et bestyrelsesmedlem sig ud af bestyrelsen i løbet af en valgperiode, træder en af suppleanterne ind i bestyrelsen.
Bestyrelsen har mulighed for at konstituere et klubmedlem til en bestyrelsespost såfremt der internt i bestyrelsen (herunder også 1. og 2. suppleant) ikke er mulighed for at besætte den ledige post.
Den konstituerede skal godkendes på den først kommende generalforsamling.
Alle med møderet til bestyrelsesmøder kan få udgifter til transport og eventuel overnatning i forbindelse med disse møder dækket. Ved kørsel i egen bil bør samkørsel med øvrige bestyrelsesmedlemmer tilstræbes. Kørsel i egen bil godtgøres med statens laveste kilometertakst. Udgifter i forbindelse med bestyrelsesmøder skal godkendes af revisionen.
§ 8a - Udvalg
Bestyrelsen vælger de personer, der skal sidde i de forskellige udvalg, der varetager funktioner som: redaktion af klubbladet, træfudvalg, kontaktperson m.m., og kan give de enkelte personer møderet til bestyrelsesmøderne. Bestyrelsens valg skal dog godkendes ved førstkommende generalforsamling.
§ 9 - Generalforsamling
Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed i alle klubbens anliggender, og er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødtes antal, undtagen ved klubbens opløsning. Alle vedtagelser foretages ved simpelt flertal, såfremt særlige regler ikke gør sig gældende, og alle medlemmer har en stemme. Enhver generalforsamling skal indkaldes skriftligt med angivelse af dagsorden og mindst 3 ugers varsel til hvert medlem.
Ordinær generalforsamling afholdes en weekend inden udgangen af maj måned med følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Fremlæggelse af regnskab, herunder fastlæggelse af næste års kontingent.
4. Behandling af indkomne forslag fra bestyrelse og medlemmer.
5. Valg til bestyrelse.
6. Valg af revisor og revisorsuppleant.
7. Eventuelt.
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når bestyrelsen finder det ønskeligt, eller når 2/3 af medlemmerne begærer det.
Formandens beretning skal foreligge skriftligt for de øvrige bestyrelsesmedlemmer senest en uge før generalforsamlingen. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde inden sidste weekend i marts. Alle afstemninger skal ske skriftligt, såfremt blot et medlem ønsker det.
§ 10 - Opløsning
Opløsning af klubben kan kun ske på lovligt varslet generalforsamling, og det skal fremgå af den udsendte indkaldelse, at dette punkt vil være på dagsordenen. Til opløsning kræves, at mindst 2/3 af medlemmerne er til stede ved generalforsamlingen, og at mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for. Såfremt fornøden majoritet ikke opnås, fordi mindre end 2/3 af medlemmerne er fremmødt, skal der såfremt mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for opløsning, snarest muligt iht. § 9 indkaldes til ny generalforsamling, hvor opløsning af klubben kan ske uden hensyn til de fremmødtes antal.
Vedtages en opløsning af klubben tilfalder klubbens midler en klub eller forening der primært arbejder med at fremme klub livet omkring VOLVO P1800 modellen. En udenlandsk VOLVO 1800 klub er en mulighed.
Midlerne fordeles efter følgende prioriterede liste (alle midler til én klub):
1) ”Dansk Veteranbil Klub” (DVK) - alternativt
2) ”Svenska VOLVO P1800 Klubben” - alternativt
3) Anden Volvo 1800 model klub
Beslutningen om anvendelse af klubbens midler afgøres på den sidste generalforsamling ved simpelt flertalsafgørelse.